カナダ語学学校への申し込みをキャンセルする

すぐに語学学校に連絡する

キャンセルの連絡はとにかく迅速に行うことが大切。特に開講日直前ならまず電話で一報し、その後メールかファクスで通知するのがベスト。キャンセルをする際、電話に出た相手の名前は必ず控えておくようにしましょう。そうすることで「×月×日の電話で、誰々に届け済み」などとメール（ファクス）に明記できます。日付によって払い戻し金額が変わることもあるので、とにかく、できるだけ迅速に連絡するようにしましょう。

キャンセルの連絡は必ず書面で

電話でキャンセルしただけで安心してはいけません。正式なキャンセルの連絡は必ず書面で行いましょう。最近は、メールかファクスで学校に通知するのが一般的。通常は申請料やデポジット、滞在手配料などがキャンセル料となり、返金されないことが多いです。すでに授業料や滞在費などのコース費用を全額払い込んでいる場合は、各校の規定に応じた払い戻しが受けられるはず。キャンセル（Cancellation）と払い戻し（Refund）の規定については、パンフレットや料金表に明記されているはずなので確認しましょう。

書面で伝えるべき内容

氏名、住所、予定していたコース名、開講日、滞在方法、キャンセル理由などをわかりやすく簡潔に書きます。コース費用を全額支払い済みであれば、キャンセル料を除いた額を返金してもらえる場合が多いです。その場合は、振込先（①銀行名、②支店名、③口座番号、④名義人名）も明記しましょう。

滞在先への連絡も忘れずに

語学学校だけでなく、滞在先にもキャンセルの連絡をするのを忘れずに。語学学校手配のホームステイの場合は、通常、学校から直接ホストファミリーへキャンセルの連絡が行われます。しかし、すでにホストファミリーの連絡先などがわかっているなら、先方の家庭にもメールか手紙を書いてキャンセルを知らせるのがエチケット。大学寮を手配してもらっている場合は、滞在の手配を頼んだところにキャンセルの通知を送ります。また、民間の学生寮やアパートなどを自分で手配している場合は、直接その管理会社や事務所へ連絡しましょう。語学学校経由で申し込んだのなら、語学学校にキャンセル手続きを頼みます。

申し込みをキャンセルする場合の手紙（メールの文章）例

May 8, 2016

Dear Sir/Madam;

I regret writing you to cancel my enrollment to the course as stated below.
・Intensive English Course (25 hours/week × 10 weeks)
・Starting Date: 1st July, 2016
I reported my cancellation to your secretary, Ms. Jane Smith, on the phone yesterday.
I have had my leg broken in a car accident and it will take 2 months to recover completely.
The total course fee was sent to you on 24 Jan by bank transfer. Could you please refund me to the following bank account? The ABC Bank, Shinjuku Branch A/C No.01234567 Account Name: Michiaki SATO I hope to join your course in the near future.
Sincerely yours, Michiaki SATO

(日本語訳)

2016年5月8日

拝啓

残念ながら、以下のコースの申し込みをキャンセルしなくてはならなくなりました。
集中英語コース（週25時間を10週間）、2016年7月1日授業開始　
昨日、セクレタリーのジェーン・スミスさんに電話で私のキャンセルについて連絡しました。
自動車事故で足を骨折し、完治するまで2ヵ月かかります。
1月24日に授業料はすべて銀行送金にて貴校にお送りしています。
以下の私の銀行口座に返金していただけますでしょうか。
ABC銀行　新宿支店　口座番号01234567 口座名義：サトウミチアキ
近いうちに貴校のコースに参加したいと願っています。
敬具
サトウ　ミチアキ

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