アメリカの語学学校への申し込みをキャンセルするには

申し込みをキャンセルするには？

まず電話で一報を

語学学校をキャンセルする場合、連絡はとにかく迅速に。特に開講日直前ならまず電話で一報し、その後手紙で通知するのがベスト。キャンセルをする際、電話に出た相手の名前は必ず控えておきましょう。そうすることで「×月× 日の電話で、誰々に届け済み」などと手紙に明記できます。語学学校をキャンセルする日付によって払い戻し金額が変わることもあるので忘れずに。電話が難しければファクスやメールを利用しましょう。

キャンセルの連絡は必ず書面で

語学学校の申し込みをキャンセルするのに、電話を入れただけで安心してはいけません。正式なキャンセルの連絡は必ず書面で行いましょう。速達航空郵便Express Air Mail なら、アメリカでも1週間弱で先方に届くはずです。通常は申請料やデポジット、滞在手配料などがキャンセル料となり、返金されません。すでに授業料や滞在費などのコース費用を語学学校に全額払い込んでいる場合は、各校の規定に応じた払い戻しが受けられるはずです。キャンセルCancellation と払い戻しRefund の規定については、語学学校のパンフレットや料金表に明記されているはずなので必ず確認しましょう。

書面で伝えるべき内容

氏名、住所、予定していたコース名、開講日、滞在方法、キャンセル理由などをわかりやすく簡潔に書きましょう。コース費用を全額支払い済みであれば、キャンセル料を除いた額を返金してもらえます。その振込先（①銀行名、②支店名、③口座番号、④名義人名）も明記する必要があります。すでに語学学校にI-20 を発行してもらっている場合は、必ず手紙とともに返送しましょう。

滞在先への連絡も忘れずに

語学学校だけでなく、滞在先にもキャンセルの連絡をするのを忘れないように。ホームステイの場合は、通常、語学学校から直接ホストファミリーへキャンセルの連絡が行われます。しかし、すでにホストファミリーの連絡先などがわかっているなら、先方の家庭にも手紙を書いてキャンセルを知らせるのがエチケット。大学寮を手配してもらっている場合は、ハウジングオフィスなど滞在の手配を頼んだところにキャンセルの手紙を送りましょう。また、民間の学生寮やアパートなどを自分で手配している場合は、直接その管理会社や事務所へ連絡しましょう。語学学校経由で申し込んだのなら、学校にキャンセル手続きを依頼する必要があります。

申し込みをキャンセルする場合の手紙例

May 8, 2016

Dear Sir/Madam:

I regret writing you to cancel my enrollment of the course as stated below.

・Intensive English Course (25 hours/week × 10weeks)
・Starting Date: September 7, 2016

I reported my cancellation to the secretary, Ms Jane Smith on the phone yesterday. I have had my leg broken in a car accident and it will take 2 months to recover completely.

The total course fee was sent to you on June 24th by bank transfer (evidence enclosed).

Could you please refund me to the following bank account?

The Tokyo-Mitsubishi UFJ Bank, Akasaka Branch
A/C No.01234567
Account Name: Sonomi TAKEI
I hope to join your course in the near future.
Sincerely yours,

(日本語訳)

2016年5月8日

拝啓

残念ながら、以下のコースの申し込みをキャンセルしなくてはならなくなりました。

・集中英語コース（週25 時間を10 週間）
・2012 年9 月7 日授業開始

昨日、セクレタリーのジェーン・スミスさんに電話で私のキャンセルについて連絡しました。
自動車事故で足を骨折し、完治するまで2ヵ月かかります。

6月24日に授業料はすべて銀行送金にて貴校にお支払いしています（証明書同封）。以下の私の銀行口座に返金していただけますでしょうか。

三菱東京UFJ 銀行赤坂支店
口座番号：01234567
口座名義：タケイソノミ
近いうちに貴校のコースに参加したいと願っています。

敬具

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